Xác định và phân loại công nợ quá hạn
Điều quan trọng nhất đầu tiên là doanh nghiệp phải có cái nhìn tổng quan, chính xác về khoản công nợ quá hạn thông qua việc xác định, phân loại và đánh giá. Bộ phận kế toán hoặc tài chính tiến hành đối chiếu các khoản phải thu với khách hàng dựa trên hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Công nợ được phân loại thành các nhóm như công nợ đến hạn, công nợ quá hạn ngắn hạn, công nợ quá hạn dài hạn, nợ khó đòi,... Việc phân loại này giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân, mức độ nghiêm trọng và khả năng thu hồi từng khoản nợ, từ đó xây dựng kế hoạch xử lý hiệu quả.
Chủ động liên hệ, đàm phán và thương lượng với khách hàng
Trước khi đưa vụ việc ra tòa án, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp hòa giải, đàm phán với khách hàng nhằm thúc đẩy việc thanh toán công nợ trên tinh thần thiện chí, giảm thiểu chi phí và tạo điều kiện duy trì mối quan hệ kinh doanh.
Doanh nghiệp gửi thông báo nhắc thanh toán bằng văn bản, email hoặc gọi điện trực tiếp để nhắc nhở, đồng thời đề xuất các phương án trả nợ như gia hạn, trả góp, giảm phí phạt hoặc chiết khấu công nợ phù hợp với hoàn cảnh khách hàng. Toàn bộ quá trình giao tiếp, đàm phán cần được ghi chép và lưu hồ sơ đầy đủ làm bằng chứng khi cần thiết khởi kiện.
Chuẩn bị hồ sơ khởi kiện và rà soát pháp lý
Khi việc thương lượng không thành công, chuẩn bị hồ sơ khởi kiện một cách cẩn trọng là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong quá trình thu hồi công nợ thông qua tòa án.
Doanh nghiệp cần soạn thảo đơn khởi kiện đầy đủ nội dung theo quy định tại Khoản 4 Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015. Trong đó cần nêu rõ yêu cầu khởi kiện, các thông tin cần thiết, cùng với đó là các tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện như: hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu nợ, chứng từ thanh toán, thông báo nhắc nhở và văn bản xác nhận nghĩa vụ của khách hàng,...
Doanh nghiệp phải lưu ý thời hiệu khởi kiện theo quy định tại Điều 319 Luật Thương mại 2005 thì: “Thời hiệu khởi kiện áp dụng đối với các tranh chấp thương mại là hai năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm,…”. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 góp phần rút ngắn thời gian giải quyết và nâng cao hiệu quả thu hồi vốn.
Đặc biệt, với trường hợp bên phải thực hiện nghĩa vụ có tài sản, doanh nghiệp cần chuẩn bị đơn yêu cầu Tòa án nhân dân có thẩm quyền áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời phù hợp (nếu xét thấy cần thiết) để đảm bảo khả năng thu hồi nợ và quá trình thi hành án cho doanh nghiệp.
Tiến hành khởi kiện và tham gia tố tụng
Sau khi chuẩn bị hồ sơ kiện, doanh nghiệp tiến hành nộp đơn khởi kiện tại tòa án nhân dân có thẩm quyền và phối hợp thực hiện các thủ tục với cơ quan tố tụng để bảo vệ quyền lợi hiệu quả.
Việc tham dự đầy đủ các phiên hòa giải, xét xử sẽ giúp tòa án đánh giá toàn diện và có căn cứ pháp lý để ra bản án phù hợp đảm bảo quyền lợi các bên. Trong quá trình tố tụng, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ tiến trình, chuẩn bị chứng cứ bổ sung và kịp thời xử lý các tình huống phát sinh. Khi bản án có hiệu lực pháp luật, doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền
cưỡng chế để thu hồi công nợ. Đây là bước cuối cùng nhưng quan trọng trong hành trình thu hồi nợ, thực thi quyền đòi nợ theo Luật Thi hành án dân sự.
Biện pháp giúp phòng ngừa rủi ro công nợ
Song song với việc xử lý công nợ quá hạn, doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ toàn diện nhằm phòng ngừa các rủi ro phát sinh.
Điều này bao gồm việc xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng, giới hạn hạn mức nợ tối đa với khách hàng dựa trên lịch sử và khả năng thanh toán, áp dụng phần mềm và công cụ cảnh báo tự động các khoản nợ đến hạn, quá hạn. Đào tạo nhân viên kế toán, tài chính về công tác thu hồi nợ và hiểu biết pháp luật liên quan. Hệ thống quản lý rủi ro không chỉ bảo vệ dòng tiền mà còn cải thiện mối quan hệ khách hàng và uy tín doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng điều khoản hợp đồng rõ ràng về nghĩa vụ thanh toán, bổ sung điều khoản về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, áp dụng phạt vi phạm hợp đồng hợp lý và thỏa thuận quy định cụ thể về phương thức đối chiếu công nợ, lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp phù hợp (Tòa án hoặc Trọng tài) tạo thuận tiện cho doanh nghiệp. Việc thường xuyên cập nhật, bổ sung, điều chỉnh các mẫu hợp đồng theo quy định pháp luật mới và thực tế kinh doanh giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, đảm bảo nội dung hợp đồng luôn phù hợp và bảo vệ tốt nhất quyền lợi.
Công nợ quá hạn là vấn đề nghiêm trọng nhưng có thể xử lý hiệu quả nếu doanh nghiệp tuân thủ quy trình và đúng quy định pháp luật. Từ việc xác định công nợ, đàm phán thanh toán, chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, phối hợp tố tụng đến thi hành án và xây dựng chính sách phòng ngừa, từng bước đều đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và tối ưu dòng tiền. Việc áp dụng nghiêm túc quy trình xử lý công nợ quá hạn sẽ giảm thiểu rủi ro tài chính, nâng cao chất lượng tài chính và đảm bảo phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
ThS. LS. Huỳnh Thị Mỹ Hằng (Công ty Luật Anh Sĩ)
